Application Services
Οι Υπηρεσίες Εφαρμογών (Application Services) της Ricoh είναι εδώ για να ενισχύσουν κάθε πτυχή του περιβάλλοντος των εγγράφων σας. Οι έμπειροι σύμβουλοι παροχής υπηρεσιών θα αξιολογήσουν την επιχείρησή σας και θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τις λύσεις που θα βελτιστοποιήσουν τις ροές εργασιών του εγγράφου σας, ώστε να βοηθήσουν ενεργά την επιχείρησή σας. Προσφέρουμε πρακτική υποστήριξη σε όλη τη διάρκεια της διαδικασίας και μπορούμε να βοηθήσουμε στην υλοποίηση, τη συντήρηση και τη συνεχή διαχείριση εφαρμογών.
Contract Management
Πάρτε στα χέρια σας τον έλεγχο της διαχείρισης της σύμβασής σας με τις ασφαλείς λύσεις μας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε πάντα τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να παρέχετε πρόσβαση σε έγγραφα σε πραγματικό χρόνο, καθώς και να διαφυλάσσετε με ασφάλεια τα εμπιστευτικά σας έγγραφα.
Κάντε την αναζήτηση και ανάκτηση εγγράφων ευκολότερη και ταχύτερη. Η λύση διαχείρισης συμβάσεων της Ricoh δημιουργεί ένα ασφαλές και εύκολα, κεντρικά, διαχειριζόμενο ηλεκτρονικό αρχείο, που παρέχει πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο.Τα εκτυπωμένα έγγραφα μπορούν εύκολα να μετατραπούν και να αρχειοθετηθούν για ευκολότερη αναζήτηση. Η υψηλής ποιότητας διαδικασία διαχείρισης πληροφοριών, σας δίνει άμεσα την απαιτούμενη πληροφορία χωρίς καθυστέρηση, για τη λήψη γρήγορων αποφάσεων.
Η πρόσβαση σε ένα role-based σύστημα, σας δίνει τη δυνατότητα να διαχειριστείτε εύκολα ποιος μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση σε έγγραφα και πως. Οι καταγραφές των χρηστών και το ιστορικό των κινήσεων στο σύστημα διευκολύνουν τον έλεγχο, την τήρηση και τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς. Τα συχνά αντίγραφα ασφαλείας προστατεύουν την επιχείρησή σας καθώς και τις πληροφορίες από απώλεια.
Η ψηφιακή ροή εργασίας βοηθά στην ακρίβεια των εγγράφων και μειώνει την πιθανότητα να μην καταχωρηθούν σωστά ή ακόμα και να παραχαραχθούν (όπως για παράδειγμα έγγραφα συμβάσεων, καθώς και άλλα με εμπιστευτικά δεδομένα). Η λειτουργία οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) ψηφιοποιεί γρήγορα και με ακρίβεια το κείμενο, ενώ η κεντρική ηλεκτρονική αποθήκευση παρέχει αποτελεσματική πρόσβαση σε έγγραφα.
Οι υπηρεσίες check-in / check-out διασφαλίζουν τον έλεγχο της έκδοσης των εγγράφων, έτσι ώστε να έχετε πάντα πρόσβαση στις πρόσφατη πληροφορία.
Document Governance
Η Υπηρεσία Διαχείρισης Εγγράφων της Ricoh είναι εδώ για να σας βοηθήσει να πάρετε τον έλεγχο της διαχείρισης και της παρακολούθησης των εγγράφων σας μέσω μιας ολοκληρωμένης, κλιμακούμενης 'σουίτας' εφαρμογών και εργαλείων που συνεργάζονται για την απλούστευση των διαδικασιών. Είτε είστε μια μικρή τοπική επιχείρηση, είτε μια πολυεθνική που επεκτείνεται, ο τρόπος με τον οποίο διαχειρίζεστε τα έγγραφά σας έχει άμεσο αντίκτυπο στην αποτελεσματικότητα της επιχείρησής σας.
- Παρακολούθηση της χρήσης των συσκευών σας
- Διαχείριση της πρόσβασης χρηστών και της δραστηριότητας εκτύπωσης
- Βελτίωση της ασφάλειας εγγράφων με ισχυρή πιστοποίηση χρήστη
- Εξασφάλιση ότι πληροίτε την Κανονιστική Συμμόρφωση με ακριβείς αναφορές
- Βελτίωση της αποτελεσματικότητας με τη μετατροπή εγγράφων από χαρτί σε ψηφιακή μορφή για γρήγορη ηλεκτρονική διανομή και αρχειοθέτηση
- Βελτίωση της παραγωγικότητας της επιχείρησης μέσω των ροών εργασίας προσωπικών εγγράφων
Accounts Receivable
Λογαριασμοί είσπραξης
Η λύση για την αρχειοθέτηση λογαριασμών της Ricoh, σας βοηθά να βελτιώσετε την εξυπηρέτηση των πελατών σας μέσω γρήγορης, συγκεντρωτικής αρχειοθέτησης και εύκολα προσβάσιμων τιμολογίων είσπραξης. Για πολλές επιχειρήσεις, οι πληροφορίες που περιέχονται σε ένα τιμολόγιο προέρχονται από διάφορες πηγές εντός του οργανισμού και το προσωπικό που βρίσκεται σε επαφή με πελάτες συχνά έχει μια ελλιπή εικόνα του τιμολογίου που λαμβάνει ο κάθε πελάτης. Η εύκολη στη χρήση λύση της Ricoh, σας επιτρέπει να καταγράφετε ψηφιακά αντίτυπα του εκτυπωμένου τιμολογίου, ώστε να έχετε ακριβή πληροφορία των στοιχείων που αποστέλλονται στον πελάτη σας. Οι ψηφιακές εκδόσεις του τελικού τιμολογίου στη συνέχεια αναπροσαρμόζονται και αποθηκεύονται σε κεντρικό χώρο αποθήκευσης, έτσι ώστε το προσωπικό εξυπηρέτησης να έχει εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα, εάν χρειάζεται να απαντήσει σε ερωτήσεις πελατών. Η λύση είναι ασφαλής και μόνο οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι έχουν πρόσβαση σε αυτή.
Accounts Payable
Πληρωτέοι λογαριασμοί
Μέσω της λύσης διαχείρισης των λογαριασμών προς πληρωμή, καθίσταται εύκολη η καταγραφή, η επεξεργασία, η έγκριση και η αρχειοθέτηση των τιμολογίων των προμηθευτών. Τα τιμολόγια είναι εύκολα προσβάσιμα και παρακολουθούνται, ενώ η διαχείρισή τους γίνεται απρόσκοπτα, καθώς οι εργασίες είναι όλες αυτοματοποιημένες. Τα τιμολόγια μπορούν να ληφθούν κατά την άφιξή τους και στη συνέχεια δρομολογούνται αυτόματα σε ασφαλή χώρο ηλεκτρονικής αποθήκευσης με δυνατότητα αναζήτησης. Η λύση μας προσφέρει άμεση ηλεκτρονική πρόσβαση σε τιμολόγια και σχετικά έγγραφα σε πραγματικό χρόνο, μαζί με αναλυτική αναφορά κατάστασης.
Εγγραφές Ανθρώπινου Δυναμικού
Η λύση της Ricoh βοηθά τα τμήματα HR να βελτιστοποιούν συνεχώς τη διαχείριση εγγράφων, παρέχοντας έναν εύκολο στη χρήση, ασφαλή, κεντρικό ψηφιακό αποθηκευτικό χώρο, για τη συλλογή και αποθήκευση ευαίσθητων πληροφοριών. Από τα βιογραφικά σημειώματα έως τις συμβάσεις, τις πληροφορίες περί υγειονομικής περίθαλψης, τις συντάξεις, τα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού ασχολούνται καθημερινά με μεγάλους όγκους εμπιστευτικών εγγράφων. Εάν η επιχείρησή σας είναι μεγάλη ή μικρή, θα πρέπει να δημιουργήσετε διαδικασίες για να διαχειριστείτε όλα αυτά τα έγγραφα τόσο αποτελεσματικά, όσο και με ασφάλεια.
Η λύση Human Resources Records της Ricoh, βοηθά τα τμήματα HR να βελτιστοποιήσουν τη διαχείριση εγγράφων. Η ενσωμάτωση μιας ψηφιακής λύσης εγγράφων σε μια υπάρχουσα ηλεκτρονική ροή εργασίας HR, βελτιώνει σημαντικά τις διαδικασίες και εξοικονομεί πόρους και χρήματα.
- Προστατεύστε τις εμπιστευτικές πληροφορίες από απώλειες ή κακόβουλες ενέργειες με ασφαλή δικαιώματα πρόσβασης βάσει ρόλων
- Διασφάλιση της συμμόρφωσης μέσω την τήρηση συγκεκριμένων οδηγιών αρχειοθέτησης και ελέγχου, έλεγχος έκδοσης και διαχείριση εγγράφων για check-in / check-out
- Απλοποιήστε τη συμμόρφωση μέσω ασφαλούς ηλεκτρονικής αποθήκευσης που εξομαλύνει τους κανονισμούς διατήρησης εγγράφων και καταστροφής
- Επιτάχυνση διαδικασιών όπως η πρόσληψη, επιτρέποντας την γρήγορη και εύκολη ανάκτηση και ταξινόμηση των βιογραφικών σημειωμάτων και άλλων εγγράφων
- Παρέχετε άμεση, ασφαλή πρόσβαση σε κεντρικά αποθηκευμένα ηλεκτρονικά έγγραφα, για να επιτρέψετε ταχύτερες εξουσιοδοτήσεις από διαχειριστές σε ολόκληρη την επιχείρηση
- Καταγράψτε και μετατρέψτε εύκολα και γρήγορα τα έγγραφα σε ψηφιακή μορφή που μπορεί να αναζητηθεί και να αρχειοθετηθεί, σε περισσότερες από 300 διαφορετικές μορφές αρχείων
- Μειώστε το κόστος σπατάλης χρόνου, διαχείρισης και αποθήκευσης, μέσω άμεσης πρόσβασης σε έναν ηλεκτρονικό αποθηκευτικό χώρο με κεντρική διαχείριση και αρχειοθέτηση
- Τα έγγραφα μπορούν να διανεμηθούν και να παρακολουθηθούν αποτελεσματικά για γρήγορες εγκρίσεις
- Η εμπιστευτικότητα βελτιώνεται με αποτελεσματικές πολιτικές λήψης εγγράφων και ασφαλούς πρόσβασης
- Η ασφαλής αποθήκευση, η πρόσβαση και η δυνατότητα παρακολούθησης των εγγράφων συμβάλλει στην τήρηση των κανονισμών
- Η άμεση εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος πραγματοποιείται μειώνοντας το κόστος χειρωνακτικής εργασίας και φυσικής αποθήκευσης και εκτύπωσης
- Η λύση του Human Resources Records της Ricoh συμβάλλει στη βελτίωση της παραγωγικότητας με γρήγορη, ακριβή και εμπιστευτική διαχείριση εγγράφων.
Customer Care - Εξυπηρέτηση πελατών
Ενισχύστε την εξυπηρέτηση των πελατών σας, εξασφαλίζοντας ότι έχετε εύκολη πρόσβαση στις πιο πρόσφατες πληροφορίες που τους αφορούν. Χρησιμοποιήστε τη λύση μας για γρήγορη λήψη, εύρεση και αποθήκευση δεδομένων πελατών, εξοικονομώντας χρόνο, ενώ παράλληλα βελτιώνετε την πρόσβαση σε έγγραφα, την ασφάλεια και τη συμμόρφωση. Αυτές τις μέρες, η καλή εξυπηρέτηση πελατών βασίζεται συχνά στην γρήγορη πρόσβαση σε ακριβείς πληροφορίες. Ωστόσο, με τόσα πολλά διαφορετικά έγγραφα, σε διάφορες μορφές που διανέμονται σε έναν οργανισμό, το προσωπικό μπορεί να περάσει ώρες ψάχνοντας για αυτό που χρειάζεται. Αυτό, εκτός από σπατάλη χρόνου είναι και απογοητευτικό για τους πελάτες που αναμένουν την πληροφορία. Η λύση μας, παρέχει στις επιχειρήσεις μια κεντρική αποθήκη ψηφιακών εγγράφων που υποστηρίζει πάνω από 300 διαφορετικούς τύπους αρχείων. Τα έγγραφα 'συλλαμβάνονται' γρήγορα, αναπροσαρμόζονται και αποθηκεύονται, ενώ οι πιο πρόσφατες πληροφορίες είναι άμεσα έτοιμες για χρήση. Οι ομάδες εξυπηρέτησης πελατών, είναι στη συνέχεια σε θέση να ανταποκριθούν γρήγορα και με ακρίβεια.
Device Management - Διαχείριση συσκευής
Τα ενσωματωμένα εργαλεία παρακολούθησης και διαχείρισης των συσκευών μας, επιτρέπουν στους μηχανικούς μας να παρακολουθούν την κατάστασή τους εξ αποστάσεως. Κατ΄αυτόν τρόπο, παρέχεται συνεχής υποστήριξη που εξασφαλίζει την ομαλή λειτουργία τους.
Οι ομάδες έμπειρων μηχανικών εξυπηρέτησης είναι εδώ για να παρέχουν γρήγορη και αποτελεσματική υποστήριξη πολλαπλών συσκευών και να απελευθερώσουν το προσωπικό της μηχανογράφησης για περισσότερες σημαντικές επιχειρηματικές εργασίες.
Παρέχουμε ενεργή υποστήριξη που διασφαλίζει την ομαλή λειτουργία των συσκευών σας και σας κρατάμε ενήμερους σε κάθε βήμα μέσα από έξυπνες αναφορές.
Βελτιστοποιήστε την απόδοση και την παραγωγικότητα της συσκευής σας με τους ειδικούς!