Managed Document Services
Η δυνατότητα πρόσβασης στις πληροφορίες, όταν και όπου χρειάζεται, επηρεάζει κάθε πτυχή της επιχείρησης σήμερα. Όμως, η αποτελεσματική διαχείριση του εγγράφου αφορά κάτι παραπάνω από την εφαρμογή νέων τεχνολογιών. Πρέπει να ληφθεί υπόψη ολόκληρο το “επιχειρηματικό οικοσύστημα” – από τους ανθρώπους και τις διαδικασίες έως τους επιχειρηματικούς στόχους και τις περιβαλλοντικές πολιτικές. Είμαστε εδώ για να προσφέρουμε καινοτόμες λύσεις διαχείρισης εγγράφων, ειδικά σχεδιασμένες για την επιχείρησή σας.
Οι υπηρεσίες Managed Document Services αφορούν σε όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής του εγγράφου DLA (Document Life-cycle Analysis) και των συναφών δαπανών, από τη συλλογή και εύρεση, στην αποθήκευση και αρχειοθέτηση, την ανάκτηση και τη διανομή μέσα στην επιχείρηση.
Συγκεκριμένα, περιλαμβάνουν τα τρία θεμελιώδη στοιχεία της διαχείρισης εγγράφων: τη Δημιουργία της Πληροφορίας (Capture), τη Μεταβολή της Πληροφορίας (Transform), όπως αυτή μετακινείται μέσα σε μια επιχείρηση και τη Διαχείριση της Πληροφορίας (Manage). Πριν από την υλοποίηση ενός έργου MDS, μελετάμε πώς η επιχείρησή σας προσεγγίζει, χρησιμοποιεί και αποθηκεύει τις εκτυπωμένες, αλλά και τις ηλεκτρονικές πληροφορίες.
Εξετάζοντας τον εκτυπωτικό σας εξοπλισμό και την έντυπη πληροφορία, εργαζόμαστε για τη βελτιστοποίηση της υποδομής σας, προκειμένου να διασφαλίσουμε ότι οι εργαζόμενοί σας έχουν τη σωστή υποστήριξη για να διεκπεραιώνουν τις εργασίες τους αποτελεσματικά. Στη συνέχεια, εξετάζουμε την εκτυπωτική συμπεριφορά των χρηστών (τι εκτυπώνουν και γιατί). Εφαρμόζουμε τεχνολογίες διαχείρισης εκτύπωσης για να μεγιστοποιήσουμε την παραγωγικότητα, να εξαλείψουμε την σπατάλη και τα κόστη και να διευθύνουμε τις πληροφορίες. Στη συνέχεια, προσέχοντας ιδιαίτερα τα θέματα ασφάλειας πληροφοριών, προσαρμόζουμε και βελτιστοποιούμε αυτές τις διαδικασίες, ώστε να τις κάνουμε αποδοτικές, βοηθώντας σας να διαχειριστείτε την αλλαγή αυτή αποτελεσματικά.
Εμείς στην Αφοί Δοξιάδη Γραφοτεχνική Α.Ε. συνεργαζόμαστε μαζί σας, σε κάθε βήμα, προσαρμόζοντας τις προτάσεις μας στο επιχειρηματικό σας μοντέλο, προκειμένου να δημιουργήσουμε μια πορεία συνεχούς βελτίωσης.
Είτε πρόκειται για εκτυπωμένο έγγραφο, είτε για ψηφιακό αρχείο, οι υπηρεσίες Ricoh Managed Document Services περιστρέφονται γύρω από την ελεύθερη διακίνηση πληροφοριών σε ολόκληρη την επιχείρησή σας. Όταν οι πληροφορίες έχουν γίνει διαθέσιμες, εύκολες στην προσαρμογή, αναζητήσιμες, κατανοητές, διακινούμενες και επαναχρησιμοποιήσιμες, έχετε βελτιώσει την ικανότητά σας να ικανοποιείτε τους εργαζόμενούς σας, τους πελάτες σας, αλλά και να βρίσκεστε σε θέση να προλαμβάνετε τους ανταγωνιστές σας και να διευθύνετε την επιχείρησή σας πιο κερδοφόρα.
Στην Αφοί Δοξιάδη Γραφοτεχνική Α.Ε. ελέγχουμε προσεκτικά τα κόστη των επιχειρηματικών διαδικασιών σας. Προετοιμάζουμε τους εργαζόμενους να διαχειριστούν τις συγκεκριμένες αλλαγές που αντιμετωπίζουν. Ευθυγραμμίζουμε τις δεξιότητες, την τεχνολογία και την εμπειρία μας με τους τρόπους που οι άνθρωποι προτιμούν να δουλεύουν, αυξάνοντας έτσι την απόδοση και την παραγωγικότητα και συνάμα επιτρέποντας να προσαρμόζονται γρήγορα σε ένα διαρκώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.
Η Προσέγγισή μας
Εργαζόμαστε σε συνεργασία με τους πελάτες μας για να κατανοήσουμε τις επιχειρηματικές τους προκλήσεις και να προσφέρουμε εξειδικευμένη γνώση, όπου χρειάζεται περισσότερο.
Συνεργαζόμαστε στενά μαζί σας και τις ομάδες σας και δημιουργούμε λύσεις στοχευμένες στις συγκεκριμένες ανάγκες του οργανισμού σας.
-
1. Κατανόηση (Understand)
Θα συνεργαστούμε στενά με την ομάδα σας για να κατανοήσουμε πλήρως την επιχειρηματική και τεχνική υποδομή σας, μαζί με τους στόχους σας. Μαζί θα αναλύσουμε τα στρατηγικά σας σχέδια, τους οικονομικούς στόχους και τις διαδικασίες των κρίσιμων πληροφοριών.
-
2. Βελτίωση (Improve)
Στη συνέχεια θα αναπτύξουμε ένα σχέδιο, το οποίο εστιάζει στη βελτίωση των διαδικασιών και των υποδομών που απαιτούνται για την επίτευξη των γενικών στόχων σας. Σε αυτό το στάδιο, εντοπίζουμε επίσης ρεαλιστικές παραμέτρους και τα KPIs (Key Performance Indicators) που θα χρησιμοποιήσουμε για να μετρήσουμε την επιτυχία.
-
3. Μεταμόρφωση (Transform)
Τώρα ήρθε η ώρα να αναπτυχθεί η υπηρεσία. Εργαζόμαστε, σε συνεργασία με την ομάδα σας, για να εφαρμόσουμε την επιλεγμένη λύση και να συνδράμουμε με στρατηγικές που θα βοηθήσουν τους υπαλλήλους σας, να υιοθετήσουν ευκολότερα τις αλλαγές. Ξεκινούμε επίσης να παρακολουθούμε τον τρόπο που οι υπάλληλοί σας ανταποκρίνονται στις νέες διαδικασίες και ροές εργασίας.
-
4. Έλεγχος - Διαχείριση (Govern)
Σε αυτό το σημείο, θα αρχίσουμε να παρακολουθούμε ενεργά τις βελτιώσεις που έχουμε εφαρμόσει. Θα χρησιμοποιήσουμε εργαλεία διαχείρισης για να μετρήσουμε την επιτυχία της νέας υποδομής, ή των διαδικασιών και θα αναφέρουμε τα αποτελέσματα που δεν ανταποκρίνονται στις παραμέτρους που ορίσαμε νωρίτερα στο έργο.
-
5. Βελτιστοποίηση (Optimise)
Αυτή η φάση αφορά στη συνεχή βελτίωση. Οι επιχειρήσεις περνούν από συνεχείς αλλαγές και νέες τεχνολογίες αναδύονται καθημερινά. Εδώ διασφαλίζουμε ότι οι λύσεις που έχουμε εφαρμόσει παραμένουν κατάλληλες για το σκοπό, καθώς ο οργανισμός σας αλλάζει και αναπτύσσεται.